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Le choix d’un lieu et la réservation sont des étapes essentielles lors de l’organisation d’un événement. Les démarches sont souvent plus compliquées qu’il n’y paraît et il est préférable de déléguer ces tâches à des professionnels. En fait, les agences événementielles sont encore celles qui connaissent le mieux les différentes salles, espaces… car il y a quelques petites choses à savoir avant de louer une salle, notamment pour votre événement d’entreprise. Nous levons donc le voile sur des éléments clés de l’événement.
Louez une salle pour votre événement d’entreprise
Ici, nous sommes spécialisés dans la location de salles adaptées aux événements d’entreprise.
Entreprise événementielle
Un événement d’entreprise est un événement dans un contexte professionnel et il implique différents acteurs d’une entreprise… En ce sens, il se démarque car il y a toujours des objectifs et des questions derrière.
Ainsi, les formes d’événements d’entreprise sont multiples : séminaires, conférences, congrès, salons, incentive, remerciements – remerciements – team building, lancements de produits, conseils d’entreprise ou d’actionnaires. Il s’agit de louer un lieu qui répond à un besoin professionnel, généralement une salle très précise.
De plus, des objectifs doivent être définis pour déterminer clairement quels types de profils seront présentés et dans quel but, si l’événement ne dure qu’une journée ou plusieurs jours.
Il n’y a pas moins de 7 points à connaître et à résoudre avant de louer une salle pour votre événement d’entreprise.
Informations sur chaque salle
Alors, pour louer une salle adaptée à votre entreprise, événement d’entreprise, la première question à laquelle il faut répondre, la première question à se poser concerne la capacité réelle et juridique de la salle.
En fait, le nombre de participants influe directement sur le type de salle requis. Notamment le nombre de places assises, la quantité d’eau en bouteille, de repas, d’équipement éventuel, etc. La meilleure façon de bien louer une salle pour un événement est de se rappeler qu’une fois la quantité déterminée, demandez directement une brochure détaillée avec toutes les informations nécessaires.
Des spécialistes de la location de salles événementielles sont là pour vous accompagner.
Choses à savoir lors de la location d’une salle pour un événement
Ensuite, une fois que vous avez mémorisé les informations de base, vous pouvez passer à des points plus détaillés et spécifiques.
Des détails importants sur une salle, mais aussi sur son environnement, son emplacement… par exemple, que la salle soit isolée, facile d’accès, agréable, confortable… ont un impact fondamental sur la réussite de votre événement d’entreprise.
Ce genre de détail, il vaut mieux aller sur place en amont, faire une journée « test », faire des reconnaissances, estimer la capacité en terme d’hébergement et de transport… Par exemple, est-ce une chambre proche de la gare, l’aéroport? Doit-on mettre en place une navette pour tous les participants ?
Des travaux à proximité ou la présence de grands axes routiers gêneront-ils le bon déroulement des activités de votre entreprise ?
Location de salle agréée
Enfin, afin de vérifier un maximum d’aspects de votre location de salle événementielle, vous pouvez également demander à notre équipe de contacts de répondre à toutes vos questions.
Aussi, n’oubliez pas que vous pouvez même demander des photos, des vidéos HD-HD de notre espace… Il est important de savoir le plus possible à quoi il ressemble, à quoi d’autre s’attendre, l’environnement… surtout si vous ne pouvez pas vous y rendre directement. La possibilité d’obtenir l’approbation des principaux responsables est également importante.
Vous pouvez également retrouver tous nos conseils pour des locations après coup, et le logiciel annonces locatifs ici. Il est important d’approuver tous ces points et critères avant de commencer l’activité d’organisation elle-même, ce qui fera la différence.
Chaque événement est unique et n’aura lieu qu’une seule fois. Alors vous ne devez pas « vous manquer » en premier lieu. La location de la salle est la clé, car à partir de ce jour, la planification de l’organisation, de l’invitation, de la mise en place peut commencer.
Maintenant que vous connaissez les problématiques à régler avant de louer une salle pour votre événement d’entreprise, vous êtes assuré de faire le bon choix et d’espérer le succès de votre événement. Suivez les différentes étapes pour vérifier.
